Gérer une équipe

gérer une équipe
Sommaire

Attention, cet article est fait pour les managers, par un manager.

Tu verras deux axes principaux : comment gérer une équipe qui est déjà en place et comment gérer une équipe dont tu faisais partie.

Je tiens à préciser que les conseils que je vais te donner sont largement applicables à tes supérieurs, et c’est d’ailleurs ce que je fais à titre personnel.

Si jamais tu cherches à savoir comment construire une équipe pour un démarrage d’activité, je t’invite à lire “Construire une équipe de travail – Étapes pas à pas”.

Apprends à gérer une équipe comme un VRAI manager

elon musk - un véritable leader

Avant de rentrer dans le vif du sujet sur comment gérer une équipe, il est important de clarifier quelques points.

Premièrement si tu es un petit chef qui ressemble à ça :

mauvais manager

Tu peux partir d’ici.

Je m’adresse aux vrais managers, aux managers humains qui veulent faire un job remarquable, ceux qui veulent gérer une équipe mieux que personne. Pas aux petits chefs qui aboient dès qu’ils en ont l’occasion parce que je cite :

Il faut savoir s’imposer sinon ils te respectent pas”.

Tu es encore là ?

Parfait !

Pour toi, quelle est la différence entre un manager et un leader ? Un manager sait gérer une équipe, et cette équipe lui fait confiance et est engagée envers ce manager. C’est plus ou moins la partie “opérationnelle” du management.

Un leader est une personne avec une vision, qui a le caractère de se battre pour ce en quoi il croit et pour réaliser ses idées. Il avance toujours avec ses collaborateurs et ils construisent ensemble ce que sera demain.

Non, ce n’est pas pompeux, c’est vrai. Dans cet article, on verra uniquement l’aspect fonctionnel du management.

Gérer une équipe déjà en place

Dans le contexte où tu arrives en tant que manager dans une entreprise, tu vas devoir gérer une équipe déjà en place. Tu auras seulement quelques jours voir 2 semaines d’intégrations selon l’entreprise dans laquelle tu tombes.

Gérer une équipe que tu ne connais pas peut paraître compliqué, mais si tu es honnête et que tu as à coeur le métier de manager, ça devrait être facile.

Dans le système managérial je détaille comment se positionner naturellement et sans aucun effort en tant que manager dès les premiers jours, je ne vais donc pas aborder cette partie ici mais nous allons quand même travailler sur ta posture managériale.

Tu DOIS la travailler.

Construis ta posture managériale (être et paraître)

Une bonne posture managériale c’est dans un premier temps rester soi-même. J’ai déjà vu des managers essayer d’être ce qu’ils ne sont pas. Par là j’entends un changement vestimentaire ou encore un changement de position envers des collaborateurs. Laisse-moi te dire que pour gérer une équipe, ça ne fonctionne pas.

Donc mon premier conseil sera de rester toi-même, et d’assumer qui tu es.

Pour gérer une équipe tu n’as pas besoin de jouer un rôle, beaucoup de personne voit les managers comme ça :

fausse image d'un manager

Et bien laisse moi te dire que c’est FAUX.

J’ai déjà vu un directeur de site en t-shirt, pantalon et avec limite des chaussures de randonnée. Il n’en restait pas moins un très bon manager et de par sa posture, on pouvait deviner qu’il était le manager du site sans le connaître.

OK, donc assume qui tu es, assume ce que tu portes. Reste honnête avec toi-même. C’est la base pour gérer une équipe, car si tu mens à toi-même, comment veux-tu que ton équipe te fasse confiance ?

Tu peux vouloir un style plus sophistiqué, personnellement j’aime être en chemise, chino, ceinture, bottines ou chaussures de ville. C’est juste qu’en ce qui me concerne j’aime être un minimum bien sapé. Mais ça s’arrête là.

Revenons à TA posture managériale. Le style vestimentaire c’est plié normalement, on passe à ton comportement et à ta position en termes de communication.

Je t’ai dit plus haut que gérer une équipe c’était facile, si on ne parle que du management d’équipe effectivement c’est facile.

Mais… Tu devras supporter ta direction et la soutenir dans la communication que tu peux avoir avec ton équipe. Avant de rentrer dans l’explication voici un petit schéma :

la communication en gestion d'équipe

Les flèches, c’est le sens des messages.

Concrètement, tu es au milieu, entre la direction et ton équipe. Quand une direction donne une directive, tu devras faire passer le message à ton équipe, leur faire comprendre quel est l’intérêt de cette directive (qui sera potentiellement mal perçue). Tu devras donc soutenir ta direction auprès de ton équipe.

L’inverse est aussi vrai. Tu devras défendre ton équipe auprès de ta hiérarchie.

J’ai plusieurs exemples concrets à te donner qui, je l’espère, t’aideront à gérer une équipe.

Exemple n°1 : un responsable (qui comprenait très bien cette image), à défendue sa direction devant son équipe concernant une réduction du nombre d’ETP, mais sans pour autant diminuer les objectifs. Le fameux “faire plus avec moins”. Il a axé sur l’amélioration qui allait être apportée au sein du service et l’accompagnement que son équipe aura pour arriver aux objectifs.

Côté réunion de direction, il a dit mot pour mot :

“Ce que tu demandes est irréalisable, tu ne connais pas le terrain, tu ne sais pas de quoi tu parles. Viens dépoter des colis toi-même dans un container tu verras que c’est intenable”.

Forcément, il s’est fait recadrer car on avait une direction… pas ouf, mais bon passons.

Le changement a eu lieu, la baisse de production inévitable est arrivée et la direction a demandé des comptes au responsable en question. Sur le coup nous l’avons soutenu devant la direction et avons passé un deal.

Le directeur devait lui-même passer une journée entière à décharger des containers avec le nombre d’ETP qu’il a exigé et avec la production qu’il a exigé.

Le résultat est qu’effectivement il y a eu une réduction d’ETP, mais moins importante que prévue est l’axe du développement d’un processus qui permet un meilleur rendement a été mené conjointement avec la direction. Il y a même eu de l’investissement (achat d’un convoyeur).

Exemple n°2 : un responsable d’exploitation a demandé délibérément à son équipe de ne pas suivre une procédure identifiée et validée avec le client.

Cela n’est pas passé inaperçu car il y avait de nombreux écarts entre les articles expédiés informatiquement et physiquement. La direction envoie un e-mail demandant des explications, sa réponse est la suivante :

Mon problème avec cette réponse :

Le responsable d’exploitation passe pour un guignole. Car sa plus-value n’est pas de rester planté 7h devant des opérateurs. Sa plus-value c’est de réorganiser et d’optimiser afin de pallier tout défaut de qualité et de productivité.

Mais encore PIRE ! Et ça je veux que tu le comprennes bien, à partir du moment où tu dois gérer une équipe, tu en es responsable.

Déjà, il induit que c’est son équipe qui ne fait pas le job correctement, or, ce n’est pas le cas. L’équipe à fait exactement ce qu’il avait demandé.

Et ensuite, il n’assume pas ses responsabilités, il n’assume pas le fait d’avoir fait de la m…

– Toi : Oh ! Arthur ! J’ai l’impression que tu t’enflammes !

Oui, je m’enflamme désolé mais refiler un bon poste et une bonne paye aux bouffons de service ça m’énerve (ne t’en fais pas il sait ce que je pense de lui je lui ai déjà mis dans les dents).

Je t’ai donné 2 exemples complètement opposés, pour que tu puisses développer ton esprit critique. En tirer tes propres conclusions est important car tu devras affirmer tes messages, tes avis et assumer ta position en tant que manager. C’est le béaba pour gérer une équipe.

Et troisième et dernier point concernant la posture managériale, il s’agit de ton organisation. Tu dois être carré pour gérer une équipe, cela va de l’ordonnancement ou de la prospection, à comment tu construis une journée.

En ce qui me concerne je priorise selon deux facteurs :

  • l’urgence (attention à ne pas confondre avec l’importance)
  • et ce qui est prévu au planning

Attention aux changements liés aux imprévus, si tu fais trop de changement tu perdras en efficacité.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que tu dois réorienter ton équipe et cela peut faire perdre un temps considérable à toi et à ton équipe. Avant de passer à l’organisation, quand tu dois gérer une équipe, il faut avant tout planifier l’avenir, pas le moment présent.

Tu dois être capable de me dire l’organisation que tu auras demain, ou même après-demain.

Pour gérer une équipe efficacement, voici un petit tips qu’il faut que tu gardes en tête : mon équipe s’occupe d’aujourd’hui, et moi je m’occupe de demain.

Ton approche managériale (communication et honnêteté)

OK, je vais être assez tranché sur cette partie car je me positionne de manière très claire. Mais ce que j’ai à te dire fonctionne pour gérer une équipe.

Tu te rappelles quand je parlais des petits chefs qui aboient ?

Ne deviens jamais comme eux. Au contraire, un dialogue sain te permettra de négliger ton approche en termes de communication. Concrètement tu pourras leur demander TOUT ce que tu veux, ton équipe exécutera avec volonté, plutôt qu’avec obligation.

Bon, avant d’en arriver à ce niveau avec ton équipe y’a du chemin à faire, alors reprenons les bases d’une approche managériale saine.

Voici les règles que tu dois suivre :

  1. ne jamais mentir à ton équipe
  2. avoir une communication transparente
  3. les accompagner
  4. demander du feedback
  5. être concernés dans leurs problèmes (concerner ne veut pas dire impliquer)
  6. toujours leur donner une réponse même si elle est défavorable
  7. toujours garder un comportement neutre

Tout celà concerne en quelque sorte ton intégrité managériale, mais est essentiel à ton intégration et est un très bon moyen de fédérer une équipe déjà en place.

Revenons sur le sujet qui est l’approche managériale. Pour gérer une équipe déjà en place, rien ne sert d’aboyer. Au contraire, tu dois faire tes preuves et être là pour eux.

L’équipe doit te voir comme un manager de confiance et ils doivent avoir conscience de pouvoir compter sur toi. Je te le répète : il doivent en avoir conscience.

Attention aux personnes qui essayeront de te tester, il faut rapidement leur mettre des limites. A titre personnel, sache que même moi, qui suis manager, je teste à la fois mes collaborateurs, mais aussi mes supérieurs. Ne te laisse pas avoir par les joueurs de flûte et les conteurs d’histoires.

L’intégrité pour gérer une équipe

Déjà, comment est-ce que tu définis un manager intègre ?

On va prendre la définition de base :

l'intégrité pour gérer une équipe

Voilà, le chapitre est bouclé.

Non je rigole, l’intégrité managériale est d’une importance capitale.

Tu ne dois pas mentir à ton équipe. Un manager qui ment est un manager en qui on ne peut pas faire confiance. Prenons le même responsable d’exploitation dont j’ai déjà parlé plus haut (promis je ne m’énerverai pas).

Il mentait, et ouvertement, son équipe le savait et elle détectait même ses mensonges tellement c’était… bref. L’équipe ne croyait plus à ses messages, à chaque message même lorsqu’il ne mentait pas, s’installait le doute.

Le problème ?

C’était lorsque les messages qu’il devait faire passer étaient dans le but de les rassurer sur des points sensibles.

A ton avis, que se disaient-ils entre eux ? J’ai la réponse car je suis allé les voir :

“si c’est comme la dernière fois…”

“on sait bien qu’il ne faut pas l’écouter, on verra ce qu’il se passera”

“il dit ça comme s’il allait faire quelque chose mais on sait bien qui se passera rien”

Et j’en passe… Bref, tu auras compris que pour gérer une équipe tu dois être honnête avec eux.

Tu dois avoir un regard impartial sur tes collaborateurs, les récompenser au mérite et non à l’affection. Et tu dois également leur faire comprendre que tu n’as pas de préférence. Et pour ça je n’ai qu’un seul mot à te dire : communiquer.

  1. tu exprimes ton besoin au briefing
  2. puis tu retournes les voir individuellement si besoin

Tu peux aussi appliquer ce schéma lorsque tu as besoin de responsabiliser des collaborateurs afin de déléguer certaines de tes tâches.

Tu dois traiter tout le monde avec respect. Ne te permet pas de dire à un collaborateur ce que tu ne te permettrais pas de dire à ta direction.

En parlant de respect j’ai deux phrases à te dire, que beaucoup de managers oublient. Et c’est capital pour gérer une équipe d’appliquer ces deux points.

  • On récompense publiquement (ou en privé)
  • On recadre en privé

En ce qui concerne les vols et plus largement le respect du règlement, déjà, tu ne voleras pas même son ton supérieur t’autorise ou te “force” (ça m’est déjà arrivé). Et en plus : tu ne fermeras pas les yeux sur les vols ou sur les manquements au règlement. N’hésite pas à être ferme dans tes décisions, et si tu manques de fermeté (car tu débutes), tu peux simplement dire que tu en feras part à ton supérieur. Et tu en fais part, tu verras bien ce qu’il se passera pas la suite.

La fermeté est un pouvoir

Note-le, répète-le, encore.

J’hésite à traiter ce sujet dans le Cercle des Managers. Pourtant il le mériterait car correctement utiliser, tu peux même manager tes supérieurs, et naturellement celà te fera évoluer encore plus vite.

Si tu ne sais pas ce qu’est le Cercle des Managers c’est assez simple, c’est 1 email par semaine pour augmenter tes performances, maîtriser les lieux et devenir meilleur que ton boss (et prendre sa place).

➡️ Si ça t’intéresse, je te laisse inscrire ton email.

Revenons au sujet. Pour gérer une équipe tu devras avoir une communication claire et transparente. Bien sûr pour des raisons de confidentialité financières et sociales tu ne te permettras pas de tout dire.

Exemple très simple que j’ai vécu il y a 3 ans (c’était en 2019), une tension sociale énorme s’est installée car nous allions changer d’employeur. Ce sujet était devenu à la fois un tabou mais paradoxalement la plus grande actualité de ces 9 dernières années.

Autant te dire qu’on ne pouvait pas se permettre de tout dire, car nous étions déjà menacés, nous ne pouvions pas nous permettre d’avoir une situation qui nous échappe.

Baisse de productivité, de qualité, risque de démission ou d’abandon de poste, risque de grève générale, risque de sabotage, et j’en passe. Nous avons donc mené un projet managérial complexe mais qui s’est avéré fructueux : l’accompagnement au changement.

Nous avons revu notre communication et c’est selon moi, la clef de la réussite de ce projet.

Je te dis ça car gérer une équipe peut être compliqué si on ne sait pas communiquer efficacement, alors quand tu as besoin de dire quelque chose ou de passer un message, le plus simple et de te poser les questions basiques de communication :

  • A qui je m’adresse ? Et est-ce le BON interlocuteur ou le bon groupe ?
  • Quand puis-je communiquer ?
  • Comment je communique l’information ?

Gérer une équipe dont tu faisais partie

Dans le cadre d’une promotion, tu dois gérer une équipe dans laquelle tu étais. Dès que tu remettras les pieds sur le terrain le lendemain, ce sera en tant que manager.

Avant même de te donner des conseils, je tiens à te préciser que ça n’a jamais été mon cas. Enfin pas encore, d’ici deux mois (en Août 2022) je vais devenir le responsable de mon responsable actuel (je prends sa place). Je vais te donner un maximum de conseils, ces conseils sont tirés de faits réels, et je vais te donner le contexte pour que tu comprennes et que tu te fasses ton propre avis si tu veux m’écouter ou non.

Je travaillais dans un grand groupe en logistique de prestation. A la fin du contrat il y a eu un appel d’offre et le groupe dans lequel j’étais n’a pas été repris.

Nous avons donc été transférés à notre nouvel employeur.

Nous avons mené une conduite du changement afin d’éviter les abandons de postes, les démissions et les grèves des employés (ça a été un succès car nous n’avons pas eu d’abandons, ni de démissions ni de grèves côté employés).

Mais cette conduite du changement n’a pas été menée au niveau de l’encadrement (du directeur jusqu’aux chefs d’équipe).

Tu vois le truc venir ?

Ils ont presque tous démissionné, on était plus que deux encadrants.

Le nouvel employeur a donc décidé de recruter en interne des chefs d’équipe, et c’est là que j’ai vu, entendu, et solutionné des problèmes liés à l’évolution en interne.

Cela passe d’une erreur de recrutement jusqu’à la découverte d’un chef d’équipe brillant. A la non acceptation totale jusqu’à la découverte d’alliés inattendus.

Bref, pour gérer une équipe dont tu faisais partie, tu devras normalement passer par des phases incompressibles et compliquées.

La résilience de ton équipe

La rési quoi ? Déjà petite précision, on ne parle pas de résistance, mais bien de résilience.

C’est le moment où ton équipe va retrouver son équilibre, le moment où ils vont se dire “OK, c’est toi notre manager et on l’accepte”.

Je te parle de ça car à tout changement même minime, il nous faut un temps d’adaptation et d’acceptation. Exemple impossible mais très réaliste :

Demain je veux que tu continues à me faire le même travail, de la même manière. Par contre je te retire les 100 euros de prime mensuelle que je t’ai accordée il y a un an.

Si tu continues comme ça, tu finiras par t’adapter et accepter. Ou bien évidemment partir.

Prenons un exemple très concret, les gilets jaunes !

Ils se battaient contre quoi ? Un changement. Alors là c’était lié à un état financier, et comme tout le monde, dès qu’on chatouille le portefeuille ça réveille.

Tu les vois encore aujourd’hui sur les ronds-points toi ? Moi non.

Et quand tu vas gérer une équipe, comprends bien que c’est la MÊME chose, tu vas devoir faire adhérer ton équipe aux changements. Aussi pénibles soient-ils (je parle des changements pas des personnes).

Et tu sais quoi ?

Tu en es un changement parmi tant d’autres.

TU es le changement car TU as obtenu la responsabilité de ton ancienne équipe.

Et le premier conseil que je vais te donner, et celui-là est universel : c’est de comprendre que le temps permet de faire accepter le changement à ton équipe.

Mais il n’y a pas que le facteur temps, si tu prouves à ton équipe que tu es le manager dont ils ont besoin, ils l’accepteront beaucoup plus rapidement.

Ton assertivité sera mis à mal

On parlera plus en détail de ce qu’est l’assertivité, pourquoi et comment tu dois devenir assertif.

Mais de manière générale, sache que tu auras des remarques de ton ancienne équipe comme “tu as changé, “on à toujours fait comme ça, tu le savais bien qu’on ne respectait pas les règles et là tu me demandes de les respecter, tu as pris le melon”, ou encore “écoute, ça fait combien de temps qu’on se connaît qu’on bosse ensemble ? Ça fait des années et on s’est toujours bien entendus, alors pourquoi tu veux me changer d’endroit comme ça ?”.

Oui ces phrases sont ultra précises, oui elles sont tirées de ce que j’ai pu voir et entendre dans le contexte du changement dont je t’ai parlé plus haut.

Tu as remarqué les types de pièges ? Non ? Les voici :

  • la carte de l’amitié (on se connaît depuis X temps, on a même déjà fait un barbecue ensemble, on connaît même nos femmes, etc.)
  • le “tu as changé”, très classique mais très efficace si tu ne sais pas quoi répondre
  • et enfin le “fais c’que j’dis mais pas c’que j’fais”

Le sujet n’est pas sur les erreurs que tu as pu commettre en tant qu’employé, bien que j’espère que mes exemples te donneront certaines leçons qui te permettront d’éviter ce genre de situations.

Mais bien de savoir comment y répondre efficacement.

Pour gérer une équipe tu devras maîtriser l’Art du discours…

Désolé, il n’y a pas de réponse “type” mais tu devras défendre tes positions.

Exemple de discours (réels encore une fois) :

  • Collaborateur : “non mais tu rigoles, tu as changé, avant on rigolait. Maintenant on te voit c’est que pour dire “les gars vous en êtes où ? Après ça y’aura celui-là à faire”.
  • Chef d’équipe : “oui on rigolait bien, oui je vous demande où est-ce que vous en êtes. Mais ne dis pas que j’ai changé car ce n’est pas vrai. Tu as eu un pépin l’autre jour et je t’ai dit de prendre le temps qu’il te fallait, et oui je demande où est-ce que vous en êtes car j’ai un suivi à faire et des nouveaux objectifs à tenir. Donc oui on rigolait bien, peut-être qu’on rigole moins ou que je n’ai plus le temps de rigoler avec toi, mais je suis toujours le même et tu peux compter sur moi, et ensuite sache que quand je demande où vous en êtes oui j’ai des objectifs à tenir, mais je demande aussi si vous avez besoin de quoi que ce soit, je m’assure que vous ne manquiez de rien. Car je ne veux pas que vous galérez, je veux que ça aille bien pour vous.”

On passera sur les répétitions et le fait que le discours ne soit pas correctement construit, la ou le manager a été fort c’est dans le fond de son message.

Il a déconstruit le discours de son collaborateur pour le reconstruire à sa façon de sorte à obtenir une adhésion du collaborateur à sa vision.

Hein ???

Ok je suis peut-être allé un peu vite, mais écoute bien car tu dois vraiment comprendre la différence entre le fond et la forme si tu veux savoir gérer une équipe comme un boss.

Analysons le discours :

Le collaborateur exprime une forme, mais il faut comprendre le fond qui est le détachement de son ancien collègue et son rattachement au poste de manager. Il n’a plus autant de temps qu’avant à accorder à une seule personne, car il doit maintenant accorder son temps à un peu plus de 20 personnes. Et également atteindre les objectifs de production et de qualité fixés par la direction.

Et par conduction, il exprime que son manager ne s’intéresse plus qu’à la production, et délaisse l’humain.

La réponse du manager souligne qu’il s’intéresse à l’humain de manière différente, non plus en rigolant avec eux, mais en s’assurant de leur confort matériel quant au travail qu’ils doivent réaliser.

Et 3ème point et non des moindres, le manager à arrangé le collaborateur bien que ça le mettait en situation d’inconfort (car non remplacé).

Selon toi, qu’est-ce qu’il a mis en avant ?

La réponse en 4 points :

  • il lui a prouvé qu’il pouvait lui faire confiance
  • il a eu une communication honnête
  • il est humain et s’intéresse avant tout à l’Homme
  • il affirme sa position de manager

Et tu en auras besoin pour gérer une équipe, peu importe la situation tu dois porter sur toi les valeurs qui sont importantes pour toi.

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Si ton but est de devenir un manager d’exception et d’évoluer dans la hiérarchie. Alors le Cercle est fait pour toi.

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